§1
1. Regulamin określa zasady przeprowadzenia konkursu DOCUP, zwanego dalej „Konkursem”, którego celem jest aktywizacja doktorantów wchodzących w skład Samorządów Doktoranckich zrzeszonych w Doktoranckim Forum Uniwersytetów Polskich w zakresie działalności naukowej i samorządowej.
2. Organizatorem Konkursu jest Doktoranckie Forum Uniwersytetów Polskich, zwany dalej „Organizatorem”.
3. Ilekroć w niniejszym regulaminie mowa jest o ,,Zarządzie’’ rozumie się przez to Zarząd Doktoranckiego Forum Uniwersytetów Polskich.

§ 2
1. Konkurs realizowany jest przez Organizatora według następującego harmonogramu:
a) ogłoszenie konkursu następuje na posiedzeniu poprzedzającym ostatnie posiedzenie Rady w danej kadencji.
b) nadsyłanie zgłoszeń następuje na 5 dni przed planowanym ostatnim posiedzeniem Rady w danej kadencji, decyduje data wpływu do Organizatora.
c) ogłoszenie listy zwycięzców Konkursu nastąpi na ostatnim posiedzeniu Rady danej kadencji.
2. Przekazanie nagrody nastąpi na ostatnim posiedzeniu Rady danej kadencji.

§3
1. Konkurs zostanie przeprowadzony w trzech kategoriach: wydarzenie zorganizowane przez samorząd doktorancki, działalność naukowa doktoranta i działalność samorządowa doktoranta
2. W konkursie w kategorii działalność naukowa doktoranta i działalność samorządowa doktoranta mogą wziąć udział doktoranci wchodzący w skład Samorządów zrzeszonych w Doktoranckim Forum Uniwersytetów Polskich, a w kategorii wydarzenie organizowane przez samorząd doktorantów samorządy doktorantów uniwersytetów, wchodzących w skład Konferencji Rektorów Uniwersytetów Polskich. Osoby i samorządy doktoranckie biorące udział w konkursie zwane są dalej ,,Uczestnikami’’.
3. Do konkursu można zgłaszać osiągnięcia realizowane w roku akademickim, poprzedzającym ogłoszenie konkursu.
4. Zgłoszeń mogą dokonywać doktoranci i przedstawiciele samorządów doktoranckich.
5. Nagrodami w konkursie będą bony podarunkowe do zrealizowania w księgarni wskazanej przez Organizatora.
6. W przypadku braku wystarczającej liczby zgłoszeń w danej kategorii Organizator zastrzega sobie prawo do przesunięcia nagród do innej kategorii Konkursu.

§ 4
1. Zgłoszenia w formie listu motywacyjnego w formacie pdf. należy przesyłać na skrzynkę mailową Organizatora: kontakt@dfup.pl. W tytule e-maila należy wpisać ,,DocUp- ,,nazwa kategorii w której zgłoszenie ma zostać rozpatrywane”. W treści e-maila należy podać swoje dane: imię, nazwisko, dane uczelni, kategoria w której zgłoszenie ma być rozpatrywane.

2. Zgłoszenie w formie listu motywacyjnego powinno być opatrzone danymi: imię, nazwisko, dane uczelni, dane samorządu doktoranckiego, informacja w jakiej kategorii zgłoszenie ma być rozpatrywane.
3. Osoba dokonująca zgłoszenia, w liście motywacyjnym oświadcza, że jest świadoma odpowiedzialności karnej związanej ze składaniem fałszywych oświadczeń.
4. Uczestnik może wysłać jedno zgłoszenie w każdej kategorii. Treść zgłoszenia nie może przekroczyć 1500 znaków.

§5
1. Zarząd powołuje trzyosobową Komisję Konkursową w celu wyłonienia zwycięzców.
2. Członkowie Komisji powoływani są spośród środowiska akademickiego niezrzeszonego w KRUP.
3. Z głosem doradczym w posiedzeniu Komisji bierze udział Członek Zarządu DFUP albo Pełnomocnik Zarządu DFUP.
4. Członkowie Komisji wybierają ze swojego grona przewodniczącego, którego zadaniem jest koordynacja prac Komisji.
5. Komisja może powoływać ekspertów przy ocenie zgłoszeń.
6. Z obrad Komisji sporządza się protokół, który podpisują wszyscy jej członkowie.

§6
1. Dane osobowe Uczestników Konkursu będą wykorzystywane zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.). Administratorem danych osobowych jest Doktoranckie Forum Uniwersytetów Polskich. Uczestnik Konkursu ma prawo wglądu do swoich danych osobowych, a także żądania ich poprawiania lub usunięcia.
2. Uczestnicy Konkursu wyrażają zgodę na opublikowanie ich danych osobowych na stronie internetowej Organizatora w postaci imienia i nazwiska, nazwy uniwersytetu oraz kategorii w której otrzymali nagrodę.
3. Podanie danych w zgłoszeniu jest warunkiem wzięcia udziału w Konkursie.
4. Dane osobowe uczestników udostępnione w formularzu zbierane są wyłącznie w celu przeprowadzenia Konkursu przez organizatora – Doktoranckie Forum Uniwersytetów Polskich, na podstawie zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. A Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
5. Administratorem danych osobowych jest Doktoranckie Forum Uniwersytetów Polskich.
6. Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom zaangażowanym przez Organizatora do organizacji Konkursu. Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do organizacji i realizacji Konkursu lub do chwili wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych. Każdy Uczestnik ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu.
7. Uczestnicy mają prawo wniesienia skargi do odpowiedniego organu nadzoru, gdy uznają, iż przetwarzanie ich danych osobowych narusza przepisy prawa.

§7
1. Przystąpienie do Konkursu jest równoznaczne z akceptacją przez Uczestnika postanowień Regulaminu.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do przerwania lub odwołania Konkursu bez podania przyczyny.
3. Kwestie sporne związane ze stosowaniem niniejszego Regulaminu oraz przebiegiem Konkursu rozstrzyga Zarząd.
4. Rozstrzygnięcia Zarządu są ostateczne.