§1

1. Regulamin określa zasady przeprowadzenia konkursu DOCUP, zwanego dalej „Konkursem”, którego celem jest aktywizacja uczestników studiów doktoranckich oraz szkół doktorskich uniwersytetów zrzeszonych w Konferencji Rektorów Uniwersytetów Polskich w zakresie działalności samorządowej.

2. Organizatorem Konkursu jest Doktoranckie Forum Uniwersytetów Polskich, zwany dalej „Organizatorem”.

3. Ilekroć w niniejszym regulaminie mowa jest o ,,Zarządzie’’ rozumie się przez to Zarząd Doktoranckiego Forum Uniwersytetów Polskich.

§ 2

1. Konkurs realizowany jest przez Organizatora według następującego harmonogramu:

a) ogłoszenie konkursu: 4 listopada 2022 r.;

b) nadsyłanie zgłoszeń do dnia 18 listopada 2022 r., decyduje data wpływu do Organizatora;

c) ogłoszenie listy zwycięzców Konkursu nastąpi w dniu 30 listopada 2022 r. za pośrednictwem strony internetowej www.dfup.krd.edu.pl .

2. Przekazanie nagrody nastąpi za pośrednictwem Poczty Polskiej .

§3

1. W konkursie w kategorii aktywna działalność na rzecz społeczności doktoranckiej mogą wziąć udział uczestnicy studiów doktoranckich i szkół doktorskich uniwersytetów, wchodzących w skład Konferencji Rektorów Uniwersytetów Polskich, a w kategorii wydarzenie organizowane przez samorząd doktorantów samorządy doktorantów uniwersytetów, wchodzących w skład Konferencji Rektorów Uniwersytetów Polskich. Osoby i samorządy doktoranckie biorące udział w konkursie zwane są dalej ,,Uczestnikami’’.

2. Do konkursu można zgłaszać osiągnięcia zrealizowane w roku akademickim 2021/2022.

3. Zgłoszeń mogą dokonywać uczestnicy studiów doktoranckich, szkół doktorskich i przedstawiciele samorządów doktoranckich.

4. Konkurs zostanie przeprowadzony w dwóch kategoriach: wydarzenie zorganizowane przez samorząd doktorancki i aktywna działalność na rzecz społeczności doktoranckiej.

5. Nagrodami w konkursie będą bony podarunkowe do zrealizowania w księgarni wskazanej przez Organizatora.

6. W przypadku braku wystarczającej liczby zgłoszeń w danej kategorii Organizator zastrzega sobie prawo do przesunięcia nagród do innej kategorii Konkursu.

§ 4

1. Zgłoszenia należy dokonać poprzez Formularz Zgłoszeniowy, zwany dalej ,,Formularzem’’.

2. Elementami obligatoryjnymi Zgłoszenia są:

a) wypełniony Formularz;

b) załączniki potwierdzające organizację wydarzenia lub aktywną działalność na rzecz społeczności doktoranckiej .

2. Zgłoszenie w każdej kategorii następuje poprzez wypełnienie odrębnego Formularza.

3. Uczestnik może wypełnić tylko jeden Formularz w każdej kategorii.

4. Aktywna działalność na rzecz społeczności doktoranckiej powinna zostać udokumentowana stosownymi załącznikami, których wiarygodność została potwierdzona przez jednostkę odpowiedzialną za organizację danego przedsięwzięcia, a organizacja wydarzenia przez samorząd doktorantów powinna zostać udokumentowana stosownymi załącznikami, których wiarygodność została potwierdzona przez właściwy uniwersytet.

5. W kwestiach spornych Zarząd może wystąpić do kierownika studiów doktoranckich właściwej jednostki albo właściwego samorządu o opinię.

6. Formularz wraz z załącznikami należy wypełnić za pośrednictwem formularza: https://docs.google.com/forms/d/18kl_6oIhKd2g8cR7CbmeoylphlfLWldqX9Q9MSFGR4I/edit

§5

1. Zarząd powołuje trzyosobową Komisję Konkursową w celu wyłonienia zwycięzców.

2. Członkowie Komisji powoływani są spośród środowiska akademickiego.

3. Członkowie Komisji wybierają ze swojego grona przewodniczącego, którego zadaniem jest koordynacja prac Komisji.

4. Komisja może powoływać ekspertów przy ocenie zgłoszeń.

5. Przy wyłanianiu zwycięzców Komisja bierze pod uwagę w szczególności:

a) walory szkoleniowe, promocyjne i naukowe wydarzenia;

b) oryginalność i pomysłowość wydarzenia;

c) wpływ na integrację środowiska doktoranckiego.

6. Każde zgłoszenie jest oceniane przez każdego członka Komisji w skali punktowej 1-10.

7. O pozycji na liście rankingowej decyduje suma punktów przyznanych przez wszystkich członków komisji konkursowej.

8 W przypadku uzyskania takiej samej liczby punktów decyduje głos przewodniczącego Zarządu.

9. Z obrad Komisji sporządza się protokół, który podpisują wszyscy jej członkowie.

§6

1. Dane osobowe Uczestników Konkursu będą wykorzystywane zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000 z późn. zm.). Administratorem danych osobowych jest Doktoranckie Forum Uniwersytetów Polskich. Uczestnik Konkursu ma prawo wglądu do swoich danych osobowych, a także żądania ich poprawiania lub usunięcia.

2. Uczestnicy Konkursu wyrażają zgodę na opublikowanie ich danych osobowych na stronie internetowej Organizatora w postaci imienia i nazwiska, nazwy uniwersytetu oraz kategorii w której otrzymali nagrodę.

3. Podanie danych w zakresie określonym w Formularzu jest warunkiem wzięcia udziału w Konkursie.

4. Dane osobowe uczestników udostępnione w formularzu zbierane są wyłącznie w celu przeprowadzenia Konkursu przez organizatora – Doktoranckie Forum Uniwersytetów Polskich, na podstawie zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. A Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

5. Administratorem danych osobowych jest Doktoranckie Forum Uniwersytetów Polskich.

6. Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom zaangażowanym przez Organizatora do organizacji Konkursu. Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do organizacji i realizacji Konkursu lub do chwili wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych. Każdy Uczestnik ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu.

7. Uczestnicy mają prawo wniesienia skargi do odpowiedniego organu nadzoru, gdy uznają, iż przetwarzanie ich danych osobowych narusza przepisy prawa.

§7

1. Przystąpienie do Konkursu jest równoznaczne z akceptacją przez Uczestnika postanowień Regulaminu.

2. Organizator zastrzega sobie prawo do przerwania lub odwołania Konkursu bez podania przyczyny.

3. Kwestie sporne związane ze stosowaniem niniejszego Regulaminu oraz przebiegiem Konkursu rozstrzyga Zarząd.

4. Rozstrzygnięcia Zarządu są ostateczne.